Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

1 Úvodní ustanovení

Společnost Advans NP s.r.o., se sídlem Podštělská 264, 364 53 Chyše, IČO: 093 82 739, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 39628 (dále jen „Společnost“) v tomto dokumentu poskytuje svým zákazníkům přehledné a srozumitelné informace o tom, jakým způsobem zpracovává jejich osobní údaje, o jejich kategoriích, rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, o zdroji, ze kterého jsou osobní údaje získávány, o osobách, kterým jsou osobní údaje předávány a o právech zákazníků v oblasti zpracování osobních údajů.

Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou vypracovány k datu 13.10.2020. Tyto informace jsou k dispozici na internetové adrese Společnosti www.advans.cz.

Společnost si vyhrazuje právo kdykoliv tyto informace změnit či doplnit bez předchozího upozornění.

Tyto informace jsou vypracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění (dále jen „ZZOÚ“ a společně dále jen „Právní předpisy“).

Společnost ani výkon její činnosti nepodléhají dohledu České národní banky s výjimkou plnění informačních povinností ze strany Společnosti vůči České národní bance.



2 Informace o zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje fyzických osob – investorů, které hodlají uzavřít nebo mají uzavřen smluvní vztah se Společností ohledně poskytování správy majetku srovnatelné s obhospodařováním, fyzických osob, které jsou statutárními orgány investorů – právnických osob a fyzických osob zastupujících investory Společnosti (dále jen „Zákazníci“), a to v postavení správce osobních údajů.

Ke zpracování dochází automatizovaným způsobem i manuálně. Společnost může poskytovat nezbytnou součinnost příslušným orgánům státní správy, například správci daně či soudním exekutorům, notářům, orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení, a to v rozsahu a za podmínek stanovených příslušnými obecně závaznými právními předpisy.

Společnost zpracovává pouze přesné osobní údaje získané v souladu s Právními předpisy a má povinnost zpracovávané osobní údaje aktualizovat. Za tím účelem jsou Zákazníci, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, povinni bezodkladně nahlásit Společnosti jakoukoliv jejich změnu a předložit Společnosti dokumenty změnu prokazující.

Osobní údaje Zákazníků Společnost zpracovává na území České republiky. Do jiných zemí mohou být osobní údaje Zákazníků předávány pouze při splnění podmínek uvedených v Nařízení.



3 Účel a rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje Zákazníků Společnost zpracovává pouze v rozsahu potřebném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění tohoto účelu. Společnost zpracovává osobní údaje Zákazníků pro účely poskytování správy majetku Zákazníků srovnatelné s obhospodařováním, tedy pro účely:

a) jednání o smlouvě a splnění smlouvy, provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost Zákazníka, vyřizování žádostí Zákazníka;

b) plnění právních povinností Společností;

c) oprávněného zájmu Společnosti a uplatňování nebo obhajoby právních nároků Společnosti;

d) vnitřních administrativních účelů; nebo

e) stanovené v souhlasu se zpracováním osobních údajů uděleném Zákazníkem.

Po splnění původního účelu (například plnění smlouvy) může Společnost osobní údaje zpracovávat pro jiné účely (například pro plnění zákonné archivační doby). Osobní údaje jsou obecně archivovány po dobu stanovenou právními předpisy, smlouvou či na základě oprávněného zájmu (například po dobu trvání promlčecích lhůt).

Společnost zpracovává osobní údaje Zákazníků také na základě oprávněného zájmu, avšak pouze za předpokladu, že zájmy a základní práva a svobody Zákazníka nepřevažují oprávněný zájem Společnosti. Před zahájením zpracování Společnost vždy důkladně poměřuje svůj oprávněný zájem se zájmy Zákazníků. Pokud se zpracováním Zákazník nesouhlasí, má právo vznést námitku a Společnost provede nové posouzení.

Z důvodu oprávněného zájmu zpracovává Společnost zejména osobní údaje pro vnitřní administrativní účely (např. interní evidence, atp.), pro řízení kvality poskytovaných služeb a vztahů se Zákazníky, pro řízení rizik a uplatňování nebo obhajobu právních nároků Společnosti.



4 Typy osobních údajů, které Společnost zpracovává

Pro účely uvedené výše zpracovává Společnost následující osobní údaje.

a) identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, místo narození, rodné číslo, pohlaví, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání, IČO (nebo obdobný identifikátor u Zákazníků, kteří nejsou daňovými rezidenty České republiky), podpis (včetně podpisu nahrazeného mechanickými prostředky), údaje o dokladech totožnosti (včetně případného pořízení kopie dokladu totožnosti při vzniku obchodního vztahu nebo v jeho průběhu v souladu s právními předpisy);

b) elektronické kontaktní údaje: telefonní číslo a e-mailová adresa;

d) jiné elektronické údaje: IP adresa, či heslo pro přístup do osobního účtu Zákazníka; další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, výše plateb a jejich historie;

e) další osobní údaje poskytnuté Zákazníkem ve smlouvě, dodatcích, žádostech či v jiných dokumentech, při jednáních, telefonické či e-mailové komunikaci.

Osobní údaje získává Společnost přímo od Zákazníků, od třetích osob, z veřejně dostupných zdrojů (zejména veřejných rejstříků), nebo z vlastní činnosti (zejména vyhodnocením a analýzou osobních údajů získaných z jiných, dříve uvedených, zdrojů).

Jsou-li Společnosti poskytnuty při plnění Smlouvy Zákazníkem i osobní údaje dalších fyzických osob, k jejichž zpracování ze strany Společnosti dochází, nese odpovědnost za splnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů vůči těmto fyzickým osobám Zákazník.



5 Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje Společnost obecně archivuje po dobu stanovenou právními předpisy, smlouvou, délkou uděleného souhlasu či na základě oprávněného zájmu.

Společnost standardně uchovává zpracovávané osobní údaje pro plnění právních povinností maximálně po dobu deseti let ode dne, kdy je zahájeno jejich zpracování. Obecně závazné právní předpisy však mohou stanovit delší dobu uchování určitých dokumentů, které mohou obsahovat osobní údaje.

Osobní údaje, které Společnost zpracovává z důvodu plnění smlouvy, uchovává po dobu účinnosti smlouvy a následně dokud trvá oprávněný zájem (zpravidla po dobu trvání promlčecích lhůt, kdy může existovat zájem uplatňovat nebo obhajovat právní nároky, a v případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního nebo jiného obdobného řízení, po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků a během řízení o podaných mimořádných opravných prostředcích).

Nedojde-li k uzavření smlouvy se Zákazníkem, Společnost zpracovává osobní údaje, které v souvislosti s uzavíráním smlouvy získala, po dobu pěti let.

Osobní údaje, které zpracovává Společnost na základě souhlasu Zákazníka, jsou uchovávány po dobu uvedenou v příslušném souhlasu se zpracováním osobních údajů, nebo do jeho odvolání.



6 Příjemci osobních údajů

Pro účely uvedené výše může docházet k předávání osobních údajů dalším zpracovatelům, kterými jsou zejména banky (banky, u kterých je veden sběrný účet), dodavatelé IT služeb, poskytovatelé poštovních služeb, poskytovatelé archivačních služeb, spolupracovníci Společnosti, advokáti, účetní, daňoví poradci a další poradci Společnosti.

Osobní údaje může Společnost předávat jiným subjektům v případech, kdy poskytnutí osobních údajů ukládají právní předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu oprávněných zájmů Společnosti (např. soudům, exekutorům atp.).



7 Poučení o právech Zákazníků dle Nařízení

Společnost zpracovává osobní údaje Zákazníků transparentním způsobem. Zákazník má právo kdykoliv během zpracování osobních údajů na přístup k osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které Společnost zpracovává, na opravu a doplnění osobních údajů v případě, že Zákazník zjistí, že o něm Společnost zpracovává nesprávné nebo nepřesné osobní údaje, na výmaz osobních údajů (resp. právo být zapomenut), na omezení zpracování osobních údajů, na přenos a právo vznést námitku proti zpracování. Pokud se Zákazník domnívá, že došlo k porušení povinností stanovených Právními předpisy, má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27,170 00 Praha 7, www.uoou.cz) nebo u jiného příslušného dozorového úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržováním povinností stanovených Nařízením, případně má právo uplatňovat svá práva u příslušného soudu.



8 Kontaktní údaje

Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl Společností jmenován, ale Společnost určila osobu, na kterou se Zákazník může kdykoliv obrátit v souvislosti s jakoukoliv otázkou týkající se problematiky ochrany osobních údajů, kterou je Adam Nekovář, a to prostřednictvím těchto kontaktních údajů:

Emailem: support@advans.cz

Poštou: Advans NP s.r.o., se sídlem Podštělská 264, 364 53 Chyše, Česká republika

Pokud Zákazník v tomto informačním dokumentu ani na internetové adrese Společnosti nenalezne odpovědi na své dotazy nebo bude chtít některé informace vysvětlit podrobněji, může Společnost kontaktovat prostřednictvím uvedených kontaktů.